Por seforutil.com | Publicado em 06 de junho de 2023
Atualizado em 17 de agosto de 2024
Panorama
As pessoas não gostam do aviso de isenção de responsabilidade. "Enviado do meu iPhone". O e-mail é uma ferramenta de comunicação universal que praticamente todos em todos os setores precisam navegar. Mas, como acontece com muitas outras habilidades da vida adulta, muitos de nós apenas aprendemos como fazê-lo por observação, não por nenhuma instrução específica ou curso especializado. Então, se você já se perguntou: "Estou fazendo isso certo?" Antes de enviar um e-mail de trabalho, você definitivamente não está sozinho. Mesmo assim, há uma série de regras não escritas para a comunicação por e-mail e muitas pessoas têm opiniões fortes sobre o que fazer e o que não fazer ao enviar uma mensagem de e-mail profissional.
Preply, um aplicativo de aprendizado de idiomas e plataforma de e-learning, queria saber como as pessoas realmente se sentem sobre diferentes estilos de comunicação por e-mail, então, a empresa entrevistou mais de 1.000 americanos para obter suas opiniões. Como se costuma dizer, as primeiras impressões são tudo, e muitas das regras não oficiais para o e-mail dependem da linha de abertura. A conclusão, porém, também pode desempenhar um papel importante, e quase metade (46 por cento) dos entrevistados disseram que podem dizer o humor de um colega de trabalho com base em suas saudações e aprovações por e-mail.
As saudações e assinaturas de e-mail mais comuns
A pesquisa usou o nome "Karen" como um preenchimento para diferentes saudações e assinaturas de e-mail para ver quais opções as pessoas usavam e preferiam mais. Para saudações, um simples "Oi, Karen" foi o mais usado com 64%, com o mais específico "Bom dia/tarde/noite, Karen", logo atrás, com 54%, e 48% optaram por "Olá, Karen." Os resultados mostram uma preferência abrangente por um meio-termo neutro entre saudações excessivamente formais ou informais. (Apenas 19% escolheram "Querida Karen" como introdução e apenas 15% escolheram "Hey" sem nenhum nome).
As preferências de aprovação mostraram um padrão semelhante, com a maioria das pessoas optando por uma opção amigável, mas neutra. A esmagadora maioria (80 por cento) vai para um simples "Obrigado", com o "Obrigado" um pouco mais casual, ficando em segundo lugar com 71 por cento. Quase metade (47 por cento) dos entrevistados assinam apenas com o nome. As assinaturas menos usadas são as opções mais formais e pessoais, como "Tome cuidado" (20%) e "Atenciosamente" (16%). As duas saudações e aprovações mais usadas na lista também foram as opções preferidas para receber um e-mail, segundo o estudo.
As piores maneiras de começar e terminar e-mails
Não é apenas sobre qual saudação ou finalização de e-mail você escolhe, mas como essas escolhas são percebidas, e se as pessoas do outro lado do e-mail estão percebendo essas escolhas como linguagem específica. A pesquisa constatou que 91% dos funcionários dizem que as pessoas com quem trabalham às vezes são passivas e agressivas por e-mail. No entanto, apenas 37% das pessoas admitiram ajustar a linguagem do e-mail para mostrar frustração. Portanto, é importante saber quais dicas as pessoas podem estar captando de suas saudações e aprovações por e-mail, quer você tenha pretendido ou não. De acordo com as respostas da pesquisa, a saudação de e-mail considerada mais agressiva não era, na verdade, nenhuma saudação, e a abertura, "Oi", foi a segunda mais odiada. (A saudação "Oi, Karen" era a quarta da lista).
A saudação que ficou em terceiro lugar na lista foi usar o nome de alguém com dois pontos ("Karen:") para iniciar um e-mail. Na verdade, 43% dos entrevistados dizem que esse tipo de chamada é muito agressivo para ser usado. A finalização mais agressiva, semelhante à das saudações, foi a opção sem finalização alguma. O segundo da lista era o uso apenas do seu nome e nada mais, e o terceiro era a assinatura, "Agradeço antecipadamente", talvez por ser considerado presunçoso. Embora não seja exatamente uma aprovação, quase 2 em cada 3 (65 por cento) dos entrevistados querem que as pessoas parem de usar "Enviado do meu telefone, desculpe erros de digitação" e mais da metade (51 por cento) dizem para parar de usar "Enviado do iPhone” ou isenções de responsabilidade semelhantes.
Mais regras de e-mail não oficiais
As pessoas não têm apenas opiniões sobre quais saudações e assinaturas de e-mail usar, mas também pensam sobre por quanto tempo continuar usando-as em uma conversa. Aparentemente, após o e-mail inicial, a maioria das pessoas acha que as saudações e as aprovações devem desaparecer imediatamente (32%) ou gradualmente (27%) à medida que o segmento de e-mail continua.
E há o uso de indicadores de emoção extras, como emojis e pontos de exclamação. À medida que os emojis se tornam mais comuns em todas as formas de comunicação, as opiniões sobre se são ou não "profissionais" o suficiente em instâncias de trabalho parecem estar mudando a seu favor. Enquanto 42 por cento das pessoas dizem que os emojis nunca são apropriados em e-mails de trabalho, mais da metade (58 por cento) acham que às vezes são bons.
O uso de pontos de exclamação em e-mails também é uma conversa carregada, já que foi demonstrado que as mulheres tendem a usar mais pontos de exclamação para parecerem mais amigáveis. No entanto, o estudo descobriu que os entrevistados eram alguém dividido sobre a frequência com que os usar. Quase metade (48%) disse que relê e-mails regularmente e remove pontos de exclamação, enquanto 25% relê e-mails e os adiciona. No entanto, a maneira "certa" de escrever um e-mail também pode depender muito do contexto do seu ambiente de trabalho e do conteúdo da conversa. Mas, em caso de dúvida, como mostra a pesquisa, as opções mais simples e neutras costumam ser sua melhor aposta.