Por seforutil.com | Publicado em 06 de junho de 2023
Atualizado em 01 de fevereiro de 2025
As pessoas não gostam do aviso de isenção de responsabilidade ("Enviado do meu iPhone").
Descrição
O e-mail é uma ferramenta de comunicação universal que todos em todos os setores precisam navegar. Mas, como acontece com muitas outras habilidades da vida adulta, muitos de nós apenas aprendemos como fazê-lo por observação, não por nenhuma instrução específica ou curso especializado.
Se você já se perguntou: "Estou fazendo isso certo?" Antes de enviar um e-mail de trabalho, você definitivamente não está sozinho. Dito isso, há uma série de regras não escritas para a comunicação por e-mail e muitas pessoas têm opiniões fortes sobre o que fazer e o que não fazer ao enviar uma mensagem de e-mail profissional.
Preply, um aplicativo de aprendizado de idiomas e plataforma de e-learning, queria saber como as pessoas realmente se sentem sobre diferentes estilos de comunicação por e-mail, então, a empresa entrevistou mais de 1.000 americanos para obter suas opiniões. Como se costuma dizer, as primeiras impressões são tudo, e muitas das regras não oficiais para o e-mail dependem da linha de abertura. A conclusão, porém, também pode desempenhar um papel importante, e quase metade (46 por cento) dos entrevistados disseram que podem dizer o humor de um colega de trabalho com base em suas saudações e aprovações por e-mail.
As saudações e assinaturas de e-mail mais comuns
A pesquisa usou o nome "Karen" como um preenchimento para diferentes saudações e assinaturas de e-mail para ver quais opções as pessoas usavam e preferiam mais. Para saudações, um simples "Oi, Karen" foi o mais usado com 64%, com o mais específico "Bom dia/tarde/noite, Karen", logo atrás, com 54%, e 48% optaram por "Olá, Karen." Os resultados mostram uma preferência abrangente por um meio-termo neutro entre saudações excessivamente formais ou informais. (Apenas 19% escolheram "Querida Karen" como introdução e apenas 15% escolheram "Hey" sem nenhum nome).
As preferências de aprovação mostraram um padrão semelhante, com a maioria das pessoas optando por uma opção amigável, mas neutra. A esmagadora maioria (80 por cento) vai para um simples "Obrigado", com o "Obrigado" um pouco mais casual, ficando em segundo lugar com 71 por cento. Quase metade (47 por cento) dos entrevistados assinam apenas com o nome. As assinaturas menos usadas são as opções mais formais e pessoais, como "Tome cuidado" (20%) e "Atenciosamente" (16%). As duas saudações e aprovações mais usadas na lista também foram as opções preferidas para receber um e-mail, segundo o estudo.
As piores maneiras de começar e terminar e-mails
Não é apenas sobre qual saudação ou finalização de e-mail você escolhe, mas como essas escolhas são percebidas, e se as pessoas do outro lado do e-mail estão percebendo essas escolhas como linguagem específica. A pesquisa constatou que 91% dos funcionários dizem que as pessoas com quem trabalham às vezes são passivas e agressivas por e-mail. No entanto, apenas 37% das pessoas admitiram ajustar a linguagem do e-mail para mostrar frustração. Portanto, é importante saber quais dicas as pessoas podem estar captando de suas saudações e aprovações por e-mail, quer você tenha pretendido ou não. De acordo com as respostas da pesquisa, a saudação de e-mail considerada mais agressiva não era, na verdade, nenhuma saudação, e a abertura, "Oi", foi a segunda mais odiada. (A saudação "Oi, Karen" era a quarta da lista).
A saudação que ficou em terceiro lugar na lista foi usar o nome de alguém com dois pontos ("Karen:") para iniciar um e-mail. Na verdade, 43% dos entrevistados dizem que esse tipo de chamada é muito agressivo para ser usado. A finalização mais agressiva, semelhante à das saudações, foi a opção sem finalização alguma. O segundo da lista era o uso apenas do seu nome e nada mais, e o terceiro era a assinatura, "Agradeço antecipadamente", talvez por ser considerado presunçoso. Embora não seja exatamente uma aprovação, quase 2 em cada 3 (65 por cento) dos entrevistados querem que as pessoas parem de usar "Enviado do meu telefone, desculpe erros de digitação" e mais da metade (51 por cento) dizem para parar de usar "Enviado do iPhone” ou isenções de responsabilidade semelhantes.
Mais regras de e-mail não oficiais
As pessoas não têm apenas opiniões sobre quais saudações e assinaturas de e-mail usar, mas também pensam sobre por quanto tempo continuar usando-as em uma conversa. Aparentemente, após o e-mail inicial, a maioria das pessoas acha que as saudações e as aprovações devem desaparecer imediatamente (32%) ou gradualmente (27%) à medida que o segmento de e-mail continua.
E há o uso de indicadores de emoção extras, como emojis e pontos de exclamação. À medida que os emojis se tornam mais comuns em todas as formas de comunicação, as opiniões sobre se são ou não "profissionais" o suficiente em instâncias de trabalho parecem estar mudando a seu favor. Enquanto 42 por cento das pessoas dizem que os emojis nunca são apropriados em e-mails de trabalho, mais da metade (58 por cento) acham que às vezes são bons.
O uso de pontos de exclamação em e-mails também é uma conversa carregada, já que foi demonstrado que as mulheres tendem a usar mais pontos de exclamação para parecerem mais amigáveis. No entanto, o estudo descobriu que os entrevistados eram alguém dividido sobre a frequência com que os usar. Quase metade (48%) disse que relê e-mails regularmente e remove pontos de exclamação, enquanto 25% relê e-mails e os adiciona. No entanto, a maneira "certa" de escrever um e-mail também pode depender muito do contexto do seu ambiente de trabalho e do conteúdo da conversa. Mas, em caso de dúvida, como mostra a pesquisa, as opções mais simples e neutras costumam ser sua melhor aposta.
Fonte: Real Simple.